Os documentos a usar em processos de aquisição da nacionalidade e do registo civil devem ser originais, de teor integral e preferencialmente obtidos por fotocópia.
Havendo necessidade de mais certidões para processo conexos podem elas ser subtituidas por fotocópias certificadas pelos nossos advogados, a quem a lei confere competências específicas para o efeito.
A Conservatória dos Registos Centrais exige que os documentos sejam legalizados num consulado de Portugal.
Na hipótese se os documentos serem emitidos por país que seja aderente da  Convenção Relativa à Supressão da Exigência da Legalização dos Actos Públicos Estrangeiros, concluída na Haia a 5 de Outubro de 1961, podem os documentos ser certificados com a Apostilha de Haia, não sendo obrigatória nessas situações a legalização consular.
Se Portugal não dispuser de consulado no país emissor do documento, pode o mesmo ser legalizado em qualquer consulado de país da União Europeia.
Para obter mais informações sobre a Apostilha de Haia, pode consultar o sítio da Procuradoria Geral da República.
Informações sobre os paises aderentes à Convenção e sobre as repartições que emitem a apostilha podem ser consultadas no sítio da Conferência de Haia.
Os documentos em lingua estrangeira carecem de ser acompanhados por tradução certificada por quem tenha poderes para tanto, à luz da lei portuguesa.
Os advogados inscritos na Ordem dos Advogados de Portugal e habilitados para o processamento do registo electrónico de certificações de traduções, podem proceder as traduções e/ou certificar as que lhe forem apresentadas.
É conveniente que as certidões a usar em processos de nacionalidade e de registo civil não tenham mais de seis meses.

Retificações

Quando entre os diversos documentos se verifiquem divergências pode ser necessário proceder a retificações, em conformidade com as leis do país emissor dos documentos.
As retificações são normalmente dispensáveis quando dos documentos resulte que os diversos nomes se reportam às mesmas pessoas, ou quando as divergências de data sejam irrelevantes.
 

Documentos não exigíveis
 
As repartições do registo civil  e os consulados fazem, com frequência, exigências que são despropositadas e ofensivas das leis, tanto no que se refere à letra como ao espírito das mesmas.
Apesar do notável esforço feito pelos últimos governos portugueses no sentido da desburocratização, a verdade é que máquina burocrática sabota literalmente todas essas políticas, num esforço de sobrevivência que, para além de demasiado descarado, é ofensivo dos utentes do serviço público.
Algumas questões concretas:

Dispõe o artigo 6º do CRC, sob a epígrafe «actos lavrados pelas autoridades estrangeiras»:

1 - Os actos de registo lavrados no estrangeiro pelas entidades estrangeiras competentes podem ingressar no registo civil nacional, em face dos documentos que os comprovem, de acordo com a respectiva lei e mediante a prova de que não contrariam os princípios fundamentais da ordem pública internacional do Estado Português.
2 - Os actos relativos ao estado civil lavrados no estrangeiro perante as autoridades locais que devam ser averbados aos assentos das conservatórias são previamente registados, por meio de assento, nas conservatórias do registo civil ou na Conservatória dos Registos Centrais, de acordo com as regras de competência previstas nos artigos 10.º e 11.º
3 - Exceptuam-se do disposto no número anterior os casos previstos no artigo 190.º e o registo de óbito de estrangeiro que dissolva casamento registado em Portugal.
4 - Se os actos respeitarem a estrangeiros, o seu ingresso no registo apenas é permitido quando o requerente mostre legítimo interesse na transcrição.

A lei é inequívoca no sentido da aceitação da validade dos actos lavrados no estrangeiro e dos documentos que os suportam, em conformidade com as respectivas leis.
O artigo 49º do CRC é ainda mais expressivo, sob a epígrafe de «documentos passados em país estrangeiro»:

1 - Os documentos passados em país estrangeiro, em conformidade com a lei local, podem servir de base a actos de registo ou instruir processos independentemente de prévia legalização, desde que não haja dúvidas fundadas acerca da sua autenticidade.
2 - Em caso de dúvida sobre a autenticidade do conteúdo de documentos emitidos no estrangeiro, pode ser solicitada às autoridades emitentes a confirmação da sua autenticidade, sendo os encargos suportados pelos interessados.
3 - A promoção oficiosa das diligências exigidas pela confirmação prevista no número anterior constitui fundamento de sustação da feitura do registo ou da prossecução do procedimento a instruir com o documento cuja autenticidade se pretende confirmar.
4 - Se, em virtude das diligências referidas no número anterior, for verificada a falta de autenticidade do documento emitido, o conservador deve recusar a atribuição de qualquer valor probatório ao mesmo.
5 - Se, em virtude das diligências referidas no n.º 3, se concluir pelo carácter defeituoso ou incorrecto do documento emitido, o conservador aprecia livremente em que medida o seu valor probatório é afectado pelo defeito ou incorrecção verificada.
6 - A recusa pelo conservador de atribuição de valor probatório ao documento e a atribuição de valor probatório parcial ao mesmo são notificadas ao interessado no registo ou procedimento, para efeitos do disposto no n.º 2 do artigo 292.º [1]
7 - Sendo interposto o recurso a que se refere o n.º 2 do artigo 292.º, a falta de valor probatório, total ou parcial, do documento emitido em país estrangeiro pode ser suprida com base nas declarações ou meios de prova complementares apresentados em sede de recurso.
8 - Os documentos referidos no n.º 1, quando escritos em língua estrangeira, devem ser acompanhados de tradução feita ou certificada nos termos previstos na lei.

Os documentos emitidos por país estrangeiro só não podem servir de bases a actos de registo se houver dúvidas fundadas sobre a sua autenticidade.
É absolutamente ilegal e abusiva a exigência de que os documentos emitidos em país estrangeiro sejam legalizados em repartição consular portuguesa, sendo igualmente abusiva a sua não  aceitação sem que o funcionário responsável pela recepção profira despacho fundamentado em que afirme as dúvidas em que assenta a rejeição.
O Instituto dos Registos e do Notariado exige no seu site que os documentos usados para actos de registo civil ou de nacionalidade desde que emitidos no estrangeiro sejam legalizados pelas repartições consulares, se não tiverem aposta a Apostilha de Haia ou se não forem documentos emitidos no quadro da Convenção n.º 17 da CIEC (Convenção Relativa à Dispensa de Legalização Para Certas Certidões do Registo Civil e Documentos).
Estamos perante um claro quadro de abuso, sem nenhum suporte legal e manifestamente ofensivo do disposto nas citadas normas do CRC.
O site do IRN diz expressamente o seguinte:
«Os documentos estrangeiros consideram-se legalizados nos termos do art. 540º do Código de Processo Civil, que determina:
«1 – Os documentos estrangeiros passados em país estrangeiro, na conformidade da lei desse país, consideram-se legalizados desde que a assinatura do funcionário público esteja reconhecida por agente diplomático ou consular português no Estado respectivo e a assinatura deste agente esteja autenticada com o selo branco consular respectivo.
2 – Se os documentos particulares lavrados fora de Portugal estiverem legalizados por funcionário público estrangeiro, a legalização carece de valor enquanto se não obtiverem os reconhecimentos exigidos no número anterior.»

Havendo, como há, norma especial no Código do Registo Civil, entendemos que não tem nenhum fundamento a aplicação do Código de Processo Civil, tanto mais que este diploma não é aplicável no quadro do contencioso da nacionalidade, que tem natureza administrativa. E no que se refere à prova ela é regulada pelo Código Civil, nos termos seguintes:

Artigo 365º -  Documentos passados em país estrangeiro
1 - Os documentos autênticos ou particulares passados em país estrangeiro, na conformidade da respectiva lei, fazem prova como o fariam os documentos da mesma natureza exarados em Portugal.
2 - Se o documento não estiver legalizado, nos termos da lei processual, e houver fundadas dúvidas acerca da sua autenticidade ou da autenticidade do reconhecimento, pode ser exigida a sua legalização.

A solução da nossa lei substantiva é idêntica à que consta do disposto no artº 49º do  Código do Registo Civil. Mas não é igual.
É que nos termos do Código Civil o documento estrangeiro, se estiver legalizado goza de presunção de autenticidade para efeitos probatórios, presunção essa que só pode ser ilidida por via do incidente da falsidade, a que se refere o artº  372º do mesmo Código[2].
O Código do Registo Civil, partindo embora na mesma construção, tem solução diversa da que consta tanto do Código Civil como da que consta do Código de Processo Civil. Diz o já citado artº 49º:
«- Em caso de dúvida sobre a autenticidade do conteúdo de documentos emitidos no estrangeiro, pode ser solicitada às autoridades emitentes a confirmação da sua autenticidade, sendo os encargos suportados pelos interessados.
3 - A promoção oficiosa das diligências exigidas pela confirmação prevista no número anterior constitui fundamento de sustação da feitura do registo ou da prossecução do procedimento a instruir com o documento cuja autenticidade se pretende confirmar.
4 - Se, em virtude das diligências referidas no número anterior, for verificada a falta de autenticidade do documento emitido, o conservador deve recusar a atribuição de qualquer valor probatório ao mesmo.»
O «pode ser» do nº 2 é, claramente um poder-dever, um poder funcional do funcionário que, porém, só o pode exercer se tiver fundadas dúvidas sobre a autenticidade do documento.

E porque é que se adoptou esta solução? Estamos cientes de que era deriva do facto de a legalização, nos termos em que é processada, não merecer nenhuma credibilidade.
A legalização não oferece nenhuma garantia da autenticidade do documento. Se o documento for falso ou se for uma cópia, porém assinada ou certificada por um oficial público, o reconhecimento da assinatura deste pelos serviços consulares portugueses apenas serve para criar uma ilusão de autenticidade.
A legalização de um documento autêntico estrangeiro consiste, tão só no reconhecimento da assinatura do oficial público que o assinou.
Como as estruturas consulares portuguesas não têm meios para recolher as assinaturas de todos os oficiais públicos, o que fazem é reconhecer as assinaturas dos notários que reconhecem as assinaturas de tais funcionários, o que constitui uma manifesta fraude ao artigo 540º do CPC[3].
Entendemos que a legalização a que se refere o artº 540º do CPC não é exigível em processos de nacionalidade e de registo civil, por força do disposto nas citadas disposições dos artigos 6º e 49ª do CRC.
Os documentos estrangeiros podem ser admitidos para a instrução de actos de registo, no estado em que são emitidos pelas competentes repartições.
Se não houver dúvidas fundadas, deve o funcionário admiti-los.
Se houver dúvidas fundadas deve recusá-los em despacho fundamentado, que deverá incluir todos os elementos em que assenta as dúvidas e providenciar no sentido de apurar a  autenticidade dos mesmos junto da entidade emissora, em conformidade com o disposto no artº 49º,1 do CRC.
O custo do serviço de verificação deve ser suportado pelo utente, nos termos do artº 49º,2, mas apenas se houver fundamento para as dúvidas, nos termos do artº 49º,1.
Se o pedido de confirmação da autenticidade for não fundamentado, injustificado ou, pura e simplesmente patético, não só nada é exigível ao utente como tem este o direito de peticionar indemnização do Estado e do funcionário pelos prejuízos sofridos, nomeadamente em consequência do atraso no procedimento.
É certo que o Regulamento da Nacionalidade Portuguesa estabelece, no seu artº 37º:
(…)
8 - Sem prejuízo do que se encontre estabelecido em convenções internacionais e leis especiais, as certidões de actos de registo civil emitidas no estrangeiro são legalizadas nos termos previstos no Código de Processo Civil.
9 - Em caso de dúvida sobre a autenticidade do conteúdo de documentos emitidos no estrangeiro, pode ser solicitada às autoridades emitentes a confirmação da sua autenticidade, sendo os encargos daí resultantes suportados pelos interessados.

Em nossa opinião, a norma do artº 37º,8 foi derrogada pela reforma do Código do Registo Civil, operada pelo  DL n.º 324/2007, de 28 de Setembro. Mas não é esse o entendimento da Conservatória dos Registos Centrais, que continua a exigir a legalização dos documentos estrangeiros, manifestamente ao arrepio da modernidade dessa reforma.

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[1] Artigo 292º -  Recurso da decisão de recusa de celebração ou registo de casamento e de atendibilidade de documento estrangeiro. 
1 - Os despachos proferidos pelo conservador que sejam contrários à realização, homologação ou transcrição do casamento podem ser impugnados judicialmente, nos termos dos artigos anteriores.
2 - O disposto no número anterior é aplicável ao despacho de recusa de atribuição de valor probatório a documento emitido em país estrangeiro ou de atribuição de valor probatório parcial ao mesmo.
3 - O recurso deve ser interposto dentro de oito dias a contar da notificação do despacho recorrido.

[2] Artigo 372º -  Falsidade
1 - A força probatória dos documentos autênticos só pode ser ilidida com base na sua falsidade. 
2 - O documento é falso, quando nele se atesta como tendo sido objecto da percepção da autoridade ou oficial público qualquer facto que na realidade se não verificou, ou como tendo sido praticado pela entidade responsável qualquer acto que na realidade o não foi.
3 - Se a falsidade for evidente em face dos sinais exteriores do documento, pode o tribunal, oficiosamente, declará-lo falso.

[3] Uma boa parte dos documentos falsos que detectamos na nossa actividade profissional estão legalizados por consulados de Portugal. Só não os publicamos aqui porque com isso violaríamos o segredo profissional a que estamos obrigados.