Novas regras dos arquivos notariais

Regulamento n.º 429/2020, de 24 de abril

Publicação: Diário da República n.º 81/2020, Série II de 2020-04-24

Emissor: Ordem dos Notários

 

Regulamento sobre o arquivo externo dos acervos documentais dos cartórios notariais

 

O notário é, simultaneamente, um oficial público que confere autenticidade aos documentos e assegura o seu arquivamento, conforme prevê o n.º 2 do artigo 1.º do Estatuto do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 26/2004, de 4 de fevereiro, na redação introduzida pela Lei n.º 155/2015, de 15 de setembro.

Prevê, por sua vez, a alínea m) do n.º 2 do artigo 4.º do Código do Notariado, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 207/95, de 14 de agosto, na sua redação atual, que “em especial, compete ao notário, designadamente: m) Conservar os documentos que por lei devem ficar no arquivo notarial e os que lhe forem confiadas com esse fim”.

A guarda do arquivo notarial terá de se revestir de especiais cuidados, desde logo por razões que se prendem com a preservação da autenticidade dos seus elementos, associada à fé pública que é conferida aos documentos exarados pelos notários, e da necessidade de os mesmos estarem continuamente disponíveis para quem tiver interesse na sua consulta ou na obtenção de certidões dos mesmos.

Devido aos constrangimentos para a guarda e segurança dos arquivos e atendendo à dimensão de alguns acervos documentais e para efeitos de clarificar definitivamente o quadro regulatório e considerando ainda a utilização da guarda externa dos arquivos, por inúmeras entidades públicas, nomeadamente pelo Ministério da Justiça, importa regulamentar o arquivo externo dos cartórios notariais.

O presente regulamento foi aprovado, por unanimidade, pelo Conselho do Notariado.

Assim, a Assembleia Geral da Ordem dos Notários, reunida em Lisboa, no dia 7 de dezembro de 2019, nos termos do disposto na alínea b) do n.º 2 do artigo 27.º do Estatuto da Ordem dos Notários, deliberou aprovar, sob proposta da direção, ao abrigo da alínea d) do n.º 2 do artigo 31.º do mesmo Estatuto, o seguinte regulamento sobre o arquivo externo dos acervos documentais dos cartórios notariais:

Artigo 1.º

Objeto

O presente Regulamento destina-se a regular todo o processo de arquivo e gestão documental, em instalações externas especialmente destinadas a esse efeito, do acervo documental gerado nos cartórios notariais a cargo dos membros da Ordem dos Notários.

Artigo 2.º

Externalização

É permitido aos notários, em situações devidamente fundamentadas, e com respeito pelas regras contidas no presente Regulamento e demais normas legais aplicáveis, guardar, em instalações distintas dos cartórios, os livros e documentos notariais que integram o acervo à sua guarda.

Artigo 3.º

Entidades externas

1 – A externalização dos arquivos dos cartórios notariais apenas pode ser garantida por entidades que respeitem os requisitos técnicos elencados no Anexo I ao presente Regulamento.

2 – Para além do disposto no número anterior, o notário apenas poderá contratar para a concretização da externalização dos arquivos notariais as entidades que, cumulativamente:

a) Tenham experiência comprovada na prestação de serviços de arquivo e gestão documental por um período mínimo de 10 anos;

b) Disponham de trabalhadores com adequada capacidade técnica para a recolha, incorporação, gestão e disponibilização dos arquivos;

c) Demonstrem deter, através de qualquer meio idóneo, a necessária solidez financeira para a prestação regular e adequada dos serviços em questão, mormente no que respeita aos mais elevados níveis de segurança e confidencialidade;

d) Assegurem o arquivo, transporte e gestão documental em todo o país.

Artigo 4.º

Autorização

1 – Compete à Ordem dos Notários autorizar os notários, a requerimento destes, a transferir os livros e documentos dos cartórios notariais de que são titulares para as instalações das entidades externas referidas no artigo anterior.

2 – O requerimento referido no número anterior deve conter todas as informações respeitantes à transferência a realizar, nomeadamente, a dimensão e inventário do acervo documental a transferir, as razões que justificam a sua externalização, a identificação completa da entidade externa responsável pelo arquivo, transporte e gestão documental, a localização das instalações para onde se pretende transferir o arquivo e a expressa indicação (e respetiva prova documental) de que a entidade a contratar cumpre o disposto no artigo 3.º do presente Regulamento.

3 – O requerimento será imperativamente substituído por um formulário se a direção da Ordem dos Notários o elaborar e disponibilizar para o efeito.

Artigo 5.º

Transferência

1 – A transferência referida no n.º 1 do artigo anterior deve ser realizada no mais curto espaço de tempo, devendo a entidade externa garantir o acesso e disponibilização dos documentos notariais ao notário titular a partir do 3.º dia útil posterior à conclusão do processo físico de transferência.

2 – Os livros de testamentos públicos e de escrituras de revogação e os livros de registo de testamentos não podem ser transferidos para o arquivo externo.

Artigo 6.º

Acesso ao acervo documental

1 – A entidade externa responsável pela guarda do arquivo deve permitir, sempre que lhe for solicitado, o acesso ao mesmo pelo notário, por colaborador do notário autorizado e também, por quem for designado para o efeito pela Ordem dos Notários ou pelo IRN, IP.

2 – A Ordem dos Notários ou o IRN, IP podem solicitar à entidade responsável pelo arquivo a entrega do acervo documental sempre que o interesse público o justificar nos termos previstos no Estatuto da Ordem dos Notários, no Estatuto do Notariado e demais legislação aplicável.

3 – A entidade externa responsável pela guarda do arquivo deve comunicar à Ordem dos Notários qualquer destruição ou dano sofrido pelo acervo documental no prazo máximo de 2 dias úteis após o seu conhecimento.

4 – Em caso de levantamento ou transferência de arquivo, por qualquer fundamento, a entidade externa e o notário devem comunicar esse facto com uma antecedência de 10 dias úteis à Ordem dos Notários.

Artigo 7.º

Custos

Os custos com todo o processo de externalização do arquivo ficam integralmente a cargo do notário titular da licença a que corresponde o acervo documental.

Artigo 8.º

Entrada em vigor

O presente Regulamento entra em vigor no primeiro dia útil do mês seguinte ao da sua publicação.

 

ANEXO I

Requisitos técnicos

A entidade externa designada pelo notário para a guarda do arquivo deve declarar sob seu compromisso de honra que cumpre os requisitos infra descritos:

Separação das áreas destinadas ao público e das áreas de trabalho arquivístico e administrativo;

Disponibilização de uma ferramenta web/on-line que permita a monitorização e controlo do serviço prestado;

Existência de sistema de registo de visitas e controlo de acessos;

Existência de sistema de CCTV e prova da sua legalização junto da CNPD;

Alarmes de incêndio ligados diretamente ao quartel de Bombeiros mais próximo;

Guarda-noturno ou rondas de segurança por empresa especializada;

Garantias de segurança, confidencialidade e controlo sobre os dados e informações inclusas nos documentos em suporte de papel;

Apólices de seguro, respetivas coberturas e capitais subscritos;

Garantias de segurança, confidencialidade e controlo sobre os dados e informações inclusas nos documentos em suporte de papel;

Apólices de seguro de incêndio, queda de raio, explosão, tempestade, inundação e sismo, com coberturas e capitais adequados;

Garantia de segurança, proteção, preservação e integridade dos documentos sob custódia;

Garantias das condições de alojamento nos seguintes pontos:

Desinfestações e higienizações periódicas;

Controlo ambiental – manutenção da temperatura e humidade;

Deteção de incêndio, inundação e intrusão;

Evidência de boas práticas de gestão ambiental;

Existência de planos de segurança das instalações aprovados pela ANEPC;

Realização periódica de simulacros de emergência;

Detenção das seguintes certificações:

a) ISSO 9001 – Sistemas de gestão de qualidade;

b) ISSO/IEC 27001 – Sistema de gestão da segurança da informação;

c) ISSO 14001 – Sistemas de gestão ambiental;

d) NP 4397/OHSAS 18001 – Sistemas de gestão da segurança e saúde do trabalho.

7 de dezembro de 2019. – O Presidente da Mesa da Assembleia Geral da Ordem dos Notários, Alexandre Perdigão.

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